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F.A.Q

Consultez les questions fréquemment posées par les pharmaciens. 

INSCRIPTION

Votre pharmacie n’est pas encore sur l’application mobile EASYPharm et vous souhaitez l’ajouter ? Contactez-nous pour en discuter.

COMPTE

Comment accéder et me connecter à mon interface EASYPharm ?

Suivez ce lien pour vous connecter à votre interface de gestion à partir de n’importe quel ordinateur. 

Nous vous conseillons de cocher la case « Se souvenir de moi » afin de ne pas devoir réencoder vos identifiants chaque jour.

Comment me déconnecter ?

Pour vous déconnecter, ouvrez votre interface EASYPharm et appuyez sur « Se déconnecter«  dans le menu de gauche.

Je n'arrive pas à me connecter

Veuillez vérifier que vous avez encodé la bonne adresse e-mail sans espace dans le champs « login » et le bon mot de passe.

Si vous avez perdu votre mot de passe, cliquez sur « mot de passe oublié » et encodez votre adresse mail. Vous allez recevoir les instructions pour réinitialiser votre mot de passe par e-mail.

Si vous ne parvenez toujours pas à vous connecter, n’hésitez pas à nous contacter au +32 (0) 498 05 34 43 ou via l’adresse mail support@easypharm.be.

Comment changer mon mot de passe?

Rendez-vous sur la page de connexion. Si vous êtes connecté par défaut, déconnectez-vous et cliquez sur « mot de passe oublié ». Vous recevrez les instructions de réinitialisation par e-mail. 

Si vous ne parvenez toujours pas à vous connecter, n’hésitez pas à nous contacter au +32 (0) 498 05 34 43 ou via l’adresse mail support@easypharm.be.

DESCRIPTION DE L’INTERFACE DE GESTION

Que retrouve-t-on dans l'onglet "Demandes" ?

Dans la rubrique « Demandes« , vous trouvez toutes les demandes de vos patients : commandes et messages. 

Les demandes s’affichent sous la forme d’une conversation avec votre patient qui reprend l’historique de tous les échanges des membres de votre équipe officinale avec celui-ci. 

NB: une demande peut comprendre plusieurs messages ou commandes. On comptabilise une demande à chaque fois que vous la clôturez.

Le chiffre indiqué dans la bulle rouge à côté de « Demandes » correspond au nombre total de demandes qui n’ont pas encore été ouvertes. Vous pouvez afficher soit les demandes en cours (affichage par défaut) ou soit les demandes clôturées. Vous pouvez aussi rechercher une demande/un patient en particulier en renseignant par exemple le nom du patient dans la barre de recherche. 

Lorsqu’un patient envoie une demande, plusieurs cas possibles :

  • Si c’est un patient qui n’a jamais envoyé de demande, une nouvelle conversation est ouverte ;

  • Si c’est un patient qui a déjà envoyé une demande par le passé, 2 cas peuvent se présenter :

    • cette nouvelle demande s’ajoute à la conversation déjà en cours

    • si la demande précédente avait été clôturée, la nouvelle demande réouvre la conversation.

Comment répondre à une demande ?

Pour traiter une demande, cliquez sur le nom du patient et sélectionnez votre profil. Chaque membre de l’équipe doit apparaître comme option. Ainsi, le patient peut voir, à côté du message, (la photo et) le nom du pharmacien qui a répondu à sa demande. Ce profil peut être modifié à tout moment dans la conversation en cliquant sur la photo à droite du champs de réponse de réponse. Une fois que votre message est envoyé, la session reste ouverte pendant 5 minutes. Après, la conversation est à nouveau verrouillée afin d’assurer une bonne traçabilité des membres de l’équipe qui ont interagi avec le patient. Vous pouvez aussi verrouiller la conversation manuellement en cliquant sur le cadenas dans le menu de gauche sur la photo.

Une fois la conversation ouverte, vous avez alors différents boutons à disposition :

  • Dans l‘icône « i »(info) qui se trouve dans le coin supérieur droit, vous pouvez retrouver toutes les informations utiles sur le patient : sexe, date de naissance, NISS, e-mail et numéro de téléphone (à condition que celui-ci les ait fournies).
  • L‘icône imprimante vous permet d’imprimer un message (une commande texte) ou une ordonnance.
  • Si le patient vous a envoyé une  ou plusieurs images, vous pouvez zoomer sur celles-ci en cliquant dessus.
  • Si le patient vous a envoyé un ficher pdf, vous pouvez le télécharger. 

Pour répondre à la demande du patient, vous pouvez utiliser 2 types de réponses :

  1. Vous pouvez répondre à un patient avec un texte libre que vous tapez vous-même et que vous envoyez.
  2. Vous pouvez répondre à un patient à l’aide d’un texte prédéfini en cliquant sur « Réponses » :
    • « Commande prête » : Votre commande est prête à être retirée. Nous sommes ouverts de 9h à 12h et de 13h à 18h (les horaires se mettent à jour selon le jour et l’heure de commande).
    • « Horaires » : Nous sommes ouverts aujourd’hui de 9h à 12h et de 13h à 18h (les horaires se mettent à jour selon le jour et l’heure de commande).
    • « Délai de demande trop court » : Merci pour votre commande! Celle-ci ne sera malheureusement pas prête aujourd’hui mais vous pourrez la retirer demain de 9h à 12h et de 13h à 18h (les horaires se mettent à jour selon le jour et l’heure de commande).

Lorsque vous avez traité la demande, c’est-à-dire que la conversation relative à la demande est terminée, cliquez sur « Clôturer«  à savoir le dernier onglet dans le coin supérieur droit. Une demande de confirmation apparait. Après avoir confirmé, la conversation sera classée dans « Demandes clôturées« . 

Que retrouve-t-on dans l'onglet "Promos et articles" ?

Dans la rubrique « Articles du mois« , retrouvez une bibliothèque d’articles santé gratuits validés par des professionnels de santé. Ceux-ci sont visibles dans l’application mobile pour les patients ainsi que sur le site web de votre pharmacie. Pour lire l’article dans son entièreté, cliquez dessus. 

Dans la rubrique « Promos du mois« , vous trouvez des contenus marketing labos permettant de mettre en valeur les produits vendus dans votre pharmacie.  

PAS DE PANIQUE: désactivez à tout moment les contenus non souhaités! Chaque mois, vous recevez un e-mail avec la liste des prochains articles et promotions qui seront publiés dans l’application mobile et sur votre site web le mois suivant afin que vous puissiez aller désactiver ce contenu si vous ne souhaitez pas communiquer sur celui-ci. 

Pour qu’un article ou une promo ne soit plus visible auprès de vos patients, cliquez sur le curseur vert pour désélectionner l’article ou la promo.

Vous pouvez filtrer les articles soit en effectuant une recherche de mot clés (par exemple, vous souhaitez trouver l’article sur les cystites) ou soit par mois de publication (par exemple, l’article a été publié en juillet 2021).

Est-ce que je peux apporter des modifications à ma pharmacie ?

Cette fonctionnalité est en cours de développement. Veuillez nous contacter pour tout changement via support@easypharm.be ou par téléphone au 0498 05 34 43.

Dans l’onglet « Paramètres« , vous pouvez à tout moment modifier le profil de votre pharmacie et mettre à jour vos informations. À chaque fois que vous paramétrez votre pharmacie, n’oubliez pas de cliquer sur « Enregistrer » à savoir l’onglet en bas de page pour sauver vos modifications.

  • « Identité de la pharmacie » : dans cette rubrique se trouve les informations relatives à votre pharmacie (nom de la pharmacie, numéro APB, la langue, l’adresse et les informations légales).

  • « Coordonnées de contact » : dans cette rubrique se trouve les informations de contact de la pharmacie visibles auprès de vos patients sur l’application mobile..

  • « Mon équipe » : dans cette rubrique se trouve les membres de votre équipe. Vous pouvez à tout moment mettre à jour la composition de votre équipe en cliquant sur « +Ajouter une personne » pour ajouter un membre ou en cliquant sur l’icône de poubelle rouge pour supprimer un membre.

  • « Configuration de l’app et du site » : dans cette rubrique se trouve les heures d’ouverture de la pharmacie et les jours de fermeture. Vous trouvez aussi les informations visibles sur votre site web (langue, logo, à propos, services) et sur l’application mobile (logo et photos).

  • « Information de connexion » : dans cette rubrique se trouve les informations de connexion à l’interface de gestion (identifiant et mot de passe).

Que retrouve-t-on dans l'icône "Cloche" ?

L’onglet cloche – présenté en haut à gauche de votre interface – vous notifie les nouveautés : une promo ou un article a été ajouté(e), une nouvelle commande est arrivée,…

INFORMATIONS PRATIQUES

Comment suis-je notifié lorsqu'un m'envoie une commande ou un message via l'application mobile EASYPharm ou le site web de ma pharmacie?

Vous recevrez un e-mail pour vous notifier qu’il y a une nouvelle demande. Le bouton de l’e-mail vous mène à votre interface de gestion qui centralise toutes les demandes. 

Si vous disposez du logiciel Nextpharm, vous recevez une notification pop-up sur votre ordinateur via le logiciel.

Qui voit les demandes que les patients m'envoient via l'application ?

Les demandes envoyées par vos patients vers votre pharmacie sont uniquement visibles par les membres de votre équipe officinale.

Comment promouvoir l'app EASYPharm auprès de mes patients ?

Retrouvez tous les supports de communication pour vos patients dans ce dossier. 

Si vous souhaitez des supports sur-mesure à vos couleurs, n’hésitez pas à nous contacter au 0494/31.47.56 ou sur info@compharma.be. 

Un patient vient rechercher sa commande alors que nous l'avons pas validée...

Il est possible qu’un patient vienne chercher sa commande sans que vous l’ayez informé que celle-ci était prête. Le mieux sera de l’informer qu’ à l’avenir, s’il n’a pas reçu de réponse de votre part, c’est que la commande est en cours de préparation et qu’il doit attendre votre retour (via une notification ou un e-mail). 

Et si nous ne répondons pas tout de suite à une demande ?

Ce n’est pas grave si vous ne répondez pas immédiatement à une demande. Le système notifiera le patient quand vous y aurez répondu.

Comment le patient est-il informé lorsque nous répondons à sa demande ?

Lorsque vous envoyez une réponse au patient, il recevra une notification sur via son application mobile ou sur son adresse e-mail s’il a passé sa commande via le site web de votre pharmacie. 

Comment suis-je informé lorsqu'un patient annule sa commande ?

Le patient peut décider d’annuler sa commande en supprimant son message. S’il retire son message, le contenu de celui-ci supprimé sera flouté sur l’interface et sera marqué comme « annulé ». Vous recevez alors une notification qui indique que le message a été supprimé. 

Comment savoir que le message n'a pas encore été ouvert ?

Pour être sûr de ne pas manquer un message, une bulle rouge « Non lu » s’affiche en dessous du nom du patient pour vous indiquer que vous n’avez pas encore ouvert la conversation et que le message n’est pas encore lu.

Par défaut, vous voyez les demandes en cours.

DESCRIPTION DE L’APPLICATION MOBILE EASYPHARM POUR VOS PATIENTS

Téléchargement

Le patient télécharge l’application mobile EASYPharm gratuitement sur Google Play Store (Androïd) ou l’App Store (IOS).

Attention, pour l’instant, l’ancienne application mobile est encore publiée sur les stores afin de laisser le temps aux patients d’aller vers la nouvelle app. un message y sera affiché pour les prévenir que celle-ci va devenir obsolète. 

Connexion

Pour pouvoir vous envoyer une demande, votre patient doit créer un compte via l’application mobile ou le site web de votre pharmacie à l’aide d’une adresse e-mail et d’un mot de passe. Le mot de passe doit respecter les conditions suivantes : 8 caractères minimum, 1 lettre en majuscule, 1 chiffre et 1 caractère spécial. Si une des règles n’est pas respectée, un message d’erreur apparaît pour expliquer ce qui manque. Le patient doit également lire et accepter la déclaration sur la vie privée et consentir l’utilisation des données personnelles dans le but de recevoir des informations personnalisées dans l’app. Ses données personnelles ne seront jamais transmises à des tiers. 

Lorsqu’un patient crée son compte, il doit d’abord confirmer son adresse e-mail avant de pouvoir accéder à son compte. Un courriel est alors envoyé sur sa boite mail avec lien pour confirmer son adresse électronique et valider son compte. Lorsque l’adresse e-mail est validée, il peut accéder à son compte.

Utilisation

Une fois son profil créé, le patient peut choisir une ou plusieurs pharmacies favorites dans les pharmacies proposées. Les pharmacies disponibles sur EASYPharm peuvent être affichées sous forme de liste ou de carte. Pour trouver sa pharmacie, le patient peut :

  • Taper le nom de la pharmacie, son code postal ou sa ville ;
  • Se géolocaliser sur la carte ;
  • Scanner le code QR de la pharmacie.

Attention, le patient doit autoriser l’app à accéder à sa localisation pour utiliser le système de géolocalisation et sa caméra pour utiliser le code QR. Il peut à tout moment modifier sa pharmacie favorite via le bouton (logo) dans le coin supérieur droit de la page d’accueil de l’app. Ainsi, ce bouton permet de changer la pharmacie avec laquelle il souhaite échanger.

Ensuite, il peut sélectionner des thèmes qui l’intéresse (contraception, grossesse, adolescence, ménopause…) dans le but de lui proposer du contenu pertinent. Il peut à tout moment modifier les thèmes qu’il a sélectionnés en cliquant sur l’icône des 3 lignes qui se trouve dans le coin supérieur gauche > « Mes thèmes« .  

Il arrive alors sur la page d’accueil de l’application où il a accès à différents menus, à savoir « Ma pharmacie« , « Promotions« ,  « Commander« , « Messages » et « Urgences« . Sur la page d’accueil sont également mis à disposition des patients des articles santé. Ce sont les mêmes articles que vous trouvez dans la rubrique « Promos et Articles » sur votre interface.

  • Dans « Ma Pharmacie« , le patient retrouve les informations utiles sur la pharmacie telles que l’adresse, le numéro de téléphone, les horaires d’ouverture ainsi que les membres de l’équipe (photo[1], nom, prénom et rôle). Il a aussi à disposition différents boutons pour pouvoir appeler sa pharmacie, pour consulter le site internet, découvrir la page Facebook et Instagram ou lancer un itinéraire à partir de la carte. Les boutons s’affichent en fonction des informations encodées. Par exemple, si vous n’avez pas de page Facebook, le bouton ne sera pas visible pour les patients. En plus des informations sur la pharmacie, le patient dispose d’un bouton « Messages » et « Commander » via lesquels il peut vous envoyer un message pour poser une question ou passer une commande.
  • Dans « Promotions« , le patient retrouve toutes les promotions à l’instant T disponibles en pharmacie. C’est à cet endroit qu’il peut réserver les produits auprès de la pharmacie de son choix en cliquant sur « J’en profite ».
  • L’icône de panier permet au patient de commander un produit auprès de la pharmacie de son choix. Lorsque le patient passe une commande, il peut joindre son ordonnance de 3 manières différentes :
    1. Importer une ordonnance depuis la galerie ;
    2. Prendre une photo de l’ordonnance ;
    3. Scanner le code barre de l’ordonnance.
  • Dans « Messages« , le patient retrouve les conversations qu’il a eues avec la pharmacie. C’est dans cette rubrique que le patient reçoit et voit les réponses à ses demandes.
  • Dans « Urgences« , le patient peut retrouver les pharmacies de garde ou trouver un numéro d’urgence.

 Le patient voit lorsque vous avez ouvert sa demande sur l’interface. Deux bulles remplies avec un petit « v » apparaît sur le message qu’il vous a transmis. Lorsque vous répondez à la demande du patient, il recevra une notification.

 En haut à gauche (icône des 3 lignes) sont accessibles les paramètres. Dans cette rubrique, le patient peut modifier son profil. Il peut également modifier ses paramètres de notification et changer son mot de passe dans l’onglet « Mon compte ». C’est également dans cette rubrique qu’il peut demander de l’aide, se déconnecter et supprimer son profil ainsi que toutes ses données.

[1] Si un membre de l’équipe n’a pas de photo, une image par défaut sera affichée.

Mon patient a oublié son mot de passe

Si le patient a oublié son mot de passe lors de la connexion à l’application mobile, il suffit de cliquer sur « Mot de passe oublié ? ». Le patient doit encoder son adresse e-mail et le système vérifie si celle-ci est une adresse existante dans la base de données. Si elle n’est pas existante, alors un message d’erreur apparait. Dans le cas contraire, un lien est envoyé par mail qui redirige vers une page permettant de changer de mot de passe. Le patient doit remplir les 2 champs avec son nouveau mot de passe et confirmer.

Mon patient veut annuler sa commande

Le patient peut changer d’avis et décider d’annuler sa commande. Pour ça, il suffit au patient de retirer son message. Un message de confirmation s’affiche alors pour confirmer la suppression du message. Si le message est supprimé, le patient ne le voit plus.